5S活動とは何か? 目的と効果・進め方について

日本には優れたメーカーがたくさんあって、独自の生産システム、生産管理や改善システムを持っている。

メーカー各社は、自分たちの生産管理システムに独自のイニシャルやキーワードを冠して”X”PSなどと名付けることが多い(Xのところに固有の文字が入るわけだ)。

英語にしてイニシャルを取ると似通ってしまうようで、ちょっとだけ違う呼び名のProduction Systemが各社で多数展開されている。

“X”PSだけでなく、5Sについても、見たり聞いたりする機会も仕事柄大変多い。企業独自のPSを持っているところは、5Sについてはすでに研究も経験も豊富であるようである。たくさんの事例を見学させてもらって、私の方がいろいろと学ばせてもらっているというようなわけである。

5Sとは何か?

これは早い話が、「整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)」というのであるが、これがちっともその通りの意味ではないのだ。まず「整理」と「整頓」の意味の違いを知っている人はあまりいない。そして、「清掃」と「清潔」は何だかダブり感が濃厚だ。

5SのそれぞれのSは、実は「日本語の言葉通りの意味ではない」のである。ものづくりというのは、古くから理科系のセンスで作られてきた。そのままでは日本語としては通らないことが多いのだが、標語にしたり、覚えやすくしたり、と、そういう工夫があってのことなのだ。

多少の意味のズレは大目に見た方が良い。ものづくりの歴史を代表するものであり、実際に使われて大きな成果を上げてきたのである。そこを是非とも尊重して欲しいと思う。

5Sとは、ものづくりの中でも特に、作業環境を改善して整備することで品質を向上させようという取り組みの一つである。

整理 – いらないものを捨てる
整頓 – 決められた物を決められた場所に置き、いつでも取り出せる状態にしておく
清掃 – 常に掃除をする
清潔 – 3S(上の整理・整頓・清掃)を維持し職場の衛生を保つ
躾(しつけ) – 決められたルール・手順を正しく守る習慣をつける

古くから「整理整頓」という言葉があった。それは、わかる。ただ、どうしても理解が難しいのは、「整理」と「整頓」の区別である。この意味の違いを誰も日本語で説明できない、というそこに、問題があった。

語呂合わせではない、本来の目的を理解すべし

まず、5Sの起源はを考える。これは正確には分からない。でも品質向上の運動の中で出てきたのは、ほぼ間違いない。どこで出てきたかが分かっていない。名乗り出なかったということか。

Just in timeとか、能率協会とかの職場改善などから、出てきたとも言われているようだ。起源については本当のところは分からない。

2Sが最初にあって、それが3Sになり、次に4Sになり、そして最後に「躾(しつけ)」が加わって、5Sが完成したという。最初は、ごく普通に「整理・整頓」であった。昔の日本の工場では、よく言われていたものだ。

整理」は選り分けて減らしていくものである。最初は分類する。そして優劣をつける。そして、要らないものを捨てる、減らす。つまりは、引き算である。
整頓」は使うために棚に並べたり使いやすくすることである。場所を決めるのだ。

これで2Sである。

その後、「清掃」が加わった。「そう、綺麗にするのです。」
これも多くの人に納得感があったと思う。道具も作業場も汚れていたら、製品が汚れてしまう。品質向上のためを考えれば、まあ、当たり前の感覚だ。

でも、当たり前でない人がいるから、このように標語のようにして徹底しようとするのである。

さて、次の「清潔」というのは、実は除菌や消毒するのでも何でもないのだ。それは「清掃」がすでにカバーしている。実はこれは、今までの「整理」「整頓」「清掃」がきちんとできているか、確認しようということなのだ。

まさにマネジメントの話になってくる。標準化したり、ルール化したり、周知徹底したり、といった事に関する話なのである。Sで始まる言葉にこじつけただけで清潔という意味ではない。

ここが、多くの人に伝わっていない。清掃と清潔が区別されないと意味がない。日本語として全く伝わっていないのだ。伝え方に無理があるのだ。「5S」にしても、「7つのムダ」にしても、どうも日本語が不得手な人が作った感が濃厚である。標準的な日本語能力があれば、もっと言葉を選べただろう。

私はあるITメーカーの海外営業だったことがあるので、日本の本社様という立場で海外現地法人の責任者に5Sの試みを苦心して伝えようとしたことがあったのだけれど、うまく伝えることはできなかった。

「なんで5Sなんだ?」と聞かれて、日本語で5Sだというと、海外事務所の人間からは「???」(理解不能)というリアクションが来る。もちろん意味は説明するけれどもそれでも理解不能というのは、すなわち「支持率ゼロ」ということである。

しかし、最近になって英語の5Sを調べてみたら色々と出てきた。少しずつ海外にも紹介されて一部のマニアでは知られているようだ。

英語にもなった5S

一番オーソドックスなのは以下のパターンであるようだ。(出典はwikipediaの英語のページ)

整理 – sort
整頓 – set in order
清掃 – shine
清潔 – standardize
しつけ – sustain

英語の方が断然わかりやすいし、系統だって見える。これは論理を中心に言葉を選んだからだ。

sortだけでは、「選り分けて捨てる」というニュアンスが伝わらないので、
(そうは書いてはいなかったが)get rid of unnecessary things という説明を追加するとよいかもしれない。

また、「清掃 – shine」はちょっと苦しい感じもする。

とはいえ、清掃のところは、本音で言えば clean が一番良い。
でもSじゃない。そこで、次のような候補もあるかとは思う。
scavenge
smarten up
scrub
spiffy
しかし、どれも決定打にはならない。誰もがわかる言葉を選びたい。smarten upだど最初の整理整頓に近くなってしまう。結果、shineが妥当ということか。

5Sのまとめ

まとめるとこういうことだ。英語にして、それをさらに日本語にした。これでもう完璧である。

整理 – sort 「捨てる」
整頓 – set in order 「使うために並べる」
清掃 – shine 「綺麗にする」
清潔 – standardize 「運用の標準化・ルール化」
しつけ – sustain 「継続と定着」

コンセプトはもう説明した。それ以上に難しいことはない。あとは、これをいかにして継続していくかということに尽きる。継続こそが力なのである。

 

5Sの効果とは?

実際に5S活動で得られる効果というのは、まず職場環境が見た目きれいになることから始まる。これはとても大切なことで、ここで作ったものはそのままお客さんの職場や家に運ばれていくのである。品質の向上になる。

この程度のちょっとしたことでも、出入りの業者や大口顧客などが褒めてくれれば一気にやりがいはアップする。でも、まあそう簡単にはいかない。

とはいえ、実際に改善をしたチームは同じ職場内でも他よりちょっと良いんじゃない? ってなことになると、やる気も出てくるし、職場の雰囲気も明るくなってくる。

意識や心意気だけではダイレクトに伝わらないこともあるが、5Sは目に見える改善をすることが目的なので、改善のポイントにおいても「見た目分りやすい」ことは重要だ。

道具や工具・治具の場所が整理・整頓されて、戻す場所が明記されていたりすると、実際に生産効率が上がるもので、基本、無理せず生産性が上がるような場合は、他のことに振り向ける時間の余裕が生まれる

そして、もっと改善しようということになり、改善自体が楽しくなり、何だかいい感じになっていくのである。

改善は必ず品質を向上させる。製造業ならば製品の品質が向上するし、サービス業であっても同じだ。それは顧客が必ず評価してくれることだる。

仕事は前向きに進められるようになり、やりがいもあって充実してくる。新人が素っ頓狂な質問をしても、笑顔で作業工程の意味を理路整然と説明できるようになるものである。仕事のテクニックは、根性や苦行によって得るものではなく、合理的に比較して選び取っていくものだからだ。

「こうしないで、こうするのはなぜですか?」と聞かれて、それは「決まってんだよ! 当たり前だろ!」と言うのではなく、AとBとを比べるとAの方が無駄が少ないとか、間違えにくいとか、早いとか、きれいにできるなどという経験が複数の人達で確認した結果を説明できる。

このように人材育成においても効果を発揮することになる。わかりやすい説明は必ず良い結果を生む。芸術ではそうはいかないかもしれないが、多くの製造業やサービス業では有効だ。

組織全体でみると、売上の増加とか利益率の向上とかにつながっていくことになる。経営の観点から見ても、とても良い結果を得られる。

実際の進め方はどうするのか?

はじめの一歩(の前の予備知識)

5Sにより改善は、簡単にできるものではあるが、時として袋小路に入り込んでしまったり、目指すゴールとは少し違う方向に進んで、工数を無駄にしてしまうこともある。

一度、時間や工数を無駄にしてしまうと、メンバーの意識は一気に削がれてしまうので、最初は簡単な改善を比較的少ない工数で実施して、小さな成功体験を作ることから始める。まずは成功体験が大切だ。

効果は小さくても、前後を比較して、1日にたった1分の短縮であっても、大きな拍手で迎えたい。一人1日1分だって、月に20日として20分、年に240分ということは、4時間である。10人でやれば、年に40時間である。立派なものである。

成果というのは、直接お金に還元しにくいものである。改善したからボーナス上げてよ、というわけにも簡単にはいかず、また一方で、働く側も全てをお金のためだけにやっているわけでもない。経営層もそこを誤解してはいけない。

経営者というものは、利潤の追求を目指して活動しているわけで、いつも収支に頭が入ってしまう。もちろん、働く人たちにとっても、お金は生きていくために必要なのである。これは当然なので、ちょっと横へ置く。

そうすると、第一には、とにかく良い仕事をしたいという気持ちである。これは、資格を持って仕事する人たち、職人、さまざまなクリエーターはもちろんの事、一般的なサラリーマンであっても、おおよそ該当すると思う。

ものすごい大きな成果は、ドーンとお金で報いてもらいたい。でも日々の小さな成果も無視してもらっては心外だ。それはお金でなくても、「言葉による賞賛」であっても良い。名誉でもある。

その次の手順

今後、継続して書いていきたいと思う。

これから確認していきたいポイント:
・5Sのお披露目の仕方、開始する手順は?
・5Sの考え方をどうやって理解してもらうのか?
・現状の問題点をどうやって抽出・把握するのか?
・改善策をどうやって導き出すのか?
・どうやって改善策を進めていくのか?
・メンバーのモチベーションをどうやって高めるのか?
・どうやって、活動を成功させるか?


 

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